Als je je eenmanszaak omzet naar een bv, verandert er meer dan alleen je rechtsvorm. Eén van de praktische zaken waar veel ondernemers niet meteen bij stilstaan, is wat er met hun btw-nummer en lopende administratie gebeurt. Toch is dit precies iets wat je goed geregeld wilt hebben voordat de overstap een feit is.
Waarom je btw-nummer niet meegaat
Een btw-nummer is altijd gekoppeld aan een specifieke rechtspersoon of ondernemer. Je eenmanszaak en de nieuw op te richten bv zijn in de ogen van de Belastingdienst twee verschillende entiteiten. Dat betekent dat je als eenmanszaak een eigen btw-identificatienummer hebt, en dat de bv een nieuw, apart btw-nummer krijgt toegewezen.
Je kunt het btw-nummer van je eenmanszaak dus niet ‘meenemen’ naar de bv. De bv start met een schone lei en vraagt bij de inschrijving in het Handelsregister van de KvK automatisch een nieuw btw-nummer aan. Dit heeft praktische gevolgen die je op tijd wilt regelen.
Gevolgen voor je administratie
De omzetting heeft directe gevolgen voor hoe je boekhouding en facturatie zijn ingericht. Zodra de bv actief is, stuur je facturen uit naam van de bv, met het nieuwe btw-nummer en de nieuwe tenaamstelling. Facturen die nog openstaan vanuit de eenmanszaak moeten ook correct worden afgehandeld.
Daarnaast geldt er een overgangsperiode waarin je twee administraties naast elkaar kunt hebben: die van de eenmanszaak tot het moment van omzetting, en die van de bv vanaf de startdatum. Soms wordt bij een geruisloze of ruisende inbreng een terugwerkende kracht afgesproken, maar ook dan gelden strikte fiscale regels over welke omzet en kosten aan welke entiteit worden toegerekend.
Een goede administratie is bij een omzetting geen bijzaak, maar een vereiste. Denk aan het apart archiveren van alle documenten van de eenmanszaak, het tijdig indienen van de laatste btw-aangifte en het correct afsluiten van het boekjaar.
Stappen rondom het btw-nummer bij omzetting
Om je op weg te helpen, zijn dit de belangrijkste stappen die je rondom het btw-nummer moet zetten bij een eenmanszaak omzetten naar bv:
- Schrijf de bv in bij de KvK; de Belastingdienst ontvangt de gegevens en kent een nieuw btw-nummer toe.
- Controleer of je btw-nummer van de eenmanszaak tijdig wordt uitgeschreven nadat de eenmanszaak is opgeheven of ingebracht.
- Zorg dat alle openstaande btw-verplichtingen van de eenmanszaak zijn voldaan voordat je de eindaangifte indient.
- Pas je facturatiesoftware, je website en je offertesjablonen aan naar het nieuwe btw-nummer en de nieuwe handelsnaam van de bv.
- Informeer vaste klanten en leveranciers over de nieuwe tenaamstelling en bankgegevens, zodat betalingen correct binnenkomen.
- Controleer lopende contracten: staan die op naam van de eenmanszaak? Dan moeten ze mogelijk worden overgezet naar de bv.
- Sla de volledige administratie van de eenmanszaak minimaal zeven jaar bewaard op, ook na de omzetting.
Btw-teruggave en openstaande vorderingen
Heb je bij de eenmanszaak nog recht op een btw-teruggave, of zijn er nog openstaande facturen waarover btw is afgedragen maar nog niet betaald door de klant? Dan is het belangrijk om dit netjes af te wikkelen vóór of direct na de omzetting. In sommige situaties kan de Belastingdienst vragen om aanvullende informatie als er zowel een eindaangifte van de eenmanszaak als een beginaangifte van de bv wordt ingediend in dezelfde periode.
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat we voor je kunnen betekenen.
Plan een gesprekOok bij de keuze voor een activa-passivatransactie of een inbrengvariant kunnen er btw-gevolgen zijn. Bij de overdracht van bedrijfsmiddelen kan in bepaalde gevallen btw verschuldigd zijn, tenzij er sprake is van een ‘overgang van een algemeenheid van goederen’ in de zin van de btw-wetgeving. Of dit van toepassing is, hangt af van jouw specifieke situatie en verdient altijd maatwerk advies.
Wanneer je een belastingadviseur inschakelt
De btw-gevolgen van een omzetting lijken op het eerste gezicht overzichtelijk, maar zitten soms ingewikkelder in elkaar dan je verwacht. Zeker als je investeert in bedrijfsmiddelen, lopende huurcontracten hebt of actief bent in sectoren met specifieke btw-regels, is professioneel belastingadvies geen overbodige luxe. Een adviseur helpt je voorkomen dat je achteraf met naheffingen of boetes wordt geconfronteerd.
Waarom Belastingadviseur Eindhoven
Bij Belastingadviseur Eindhoven begeleiden we ondernemers in de regio dagelijks bij het soepel laten verlopen van dit soort overgangen. We denken mee over de timing, de administratieve afwikkeling en de fiscale gevolgen, zodat jij zonder verrassingen van start kunt met je bv. Wil je weten hoe we jou kunnen helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op en we bespreken jouw situatie graag persoonlijk.
Veelgestelde vragen
Houd ik mijn btw-nummer als ik mijn eenmanszaak omzet naar een bv?
Nee, je btw-nummer is gekoppeld aan je eenmanszaak. De bv is een nieuwe juridische entiteit en krijgt bij inschrijving bij de KvK een nieuw btw-nummer toegewezen door de Belastingdienst.
Moet ik een eindaangifte btw indienen voor mijn eenmanszaak?
Ja, zodra je eenmanszaak wordt opgeheven of ingebracht in de bv, dien je een laatste btw-aangifte in voor de periode tot de einddatum van de eenmanszaak. Zorg dat alle openstaande btw-verplichtingen zijn verwerkt.
Zijn er btw-gevolgen bij de overdracht van bedrijfsmiddelen aan de bv?
Dat hangt af van de gekozen methode van omzetting en de aard van de bedrijfsmiddelen. In bepaalde gevallen is de overdracht btw-vrij als er sprake is van een overgang van een algemeenheid van goederen. Laat dit altijd beoordelen door een belastingadviseur.
Hoe lang moet ik de administratie van mijn eenmanszaak bewaren na de omzetting?
De wettelijke bewaarplicht is zeven jaar. Dit geldt ook na de omzetting: de oude administratie van je eenmanszaak moet je dus nog altijd toegankelijk houden, ook als de bv inmiddels volop draait.
We denken graag met je mee. Voor advies op maat voor jouw situatie gaan we graag met je in gesprek. Aan de inhoud van deze pagina kunnen geen rechten worden ontleend en er kunnen onjuistheden in voorkomen.
