Personeel overnemen bij omzetting naar bv en je verplichtingen

Heb je mensen in dienst en wil je je eenmanszaak omzetten naar een bv? Dan is de overdracht van personeel een onderdeel waar je niet omheen kunt. Gelukkig biedt de wet duidelijke regels, maar in de praktijk zijn er wel degelijk stappen die je zorgvuldig moet doorlopen. Dit artikel legt uit wat er speelt, zodat je goed voorbereid aan de slag gaat.

Overgang van onderneming: de juridische basis

Wanneer je je eenmanszaak omzet naar een bv, is er in de meeste gevallen sprake van een overgang van onderneming in de zin van de wet. Dat betekent dat de rechten en verplichtingen van je medewerkers automatisch meegaan naar de nieuwe bv. Je werknemers hoeven hier geen toestemming voor te geven; de wet regelt dit voor hen.

Concreet betekent dit dat alle bestaande arbeidsvoorwaarden, zoals salaris, functie, werktijden en opgebouwde dienstjaren, ongewijzigd overgaan. De bv neemt als het ware de plek in van de eenmanszaak als werkgever. Dit beschermt jouw medewerkers, maar legt ook verplichtingen bij jou neer.

Wat er praktisch verandert voor je medewerkers

Op papier verandert er voor je werknemers weinig: hun contract loopt gewoon door en hun rechtspositie blijft intact. Toch zijn er zaken die in de praktijk wél aandacht vragen.

• Loonstrookje: De naam van de werkgever op de loonstrook wijzigt naar de bv.
• Loonadministratie: Je bv krijgt een nieuw loonheffingennummer; de loonadministratie moet opnieuw worden ingericht.
• Arbeidscontract: Formeel loopt het bestaande contract door, maar veel werkgevers kiezen voor een nieuwe schriftelijke bevestiging vanuit de bv.
• Cao-verplichtingen: Controleer of de cao die op jouw sector van toepassing is, ook geldt voor de bv.
• Pensioenregeling: Ga na bij welk pensioenfonds je bent aangesloten en of de bv automatisch verplicht deelneemt.

Je informatieplicht naar medewerkers

Je bent wettelijk verplicht om je personeel tijdig en schriftelijk te informeren over de overgang. Doe je dit niet of te laat, dan kan dat juridische gevolgen hebben. In je brief of e-mail neem je in ieder geval op:

• De datum waarop de overgang plaatsvindt
• De reden voor de omzetting
• De juridische, economische en sociale gevolgen voor het personeel
• De eventuele maatregelen die je van plan bent te treffen

Er is geen vaste termijn wettelijk vastgesteld, maar in de praktijk geldt: hoe eerder je communiceert, hoe beter. Zeker als er ook een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is, moet je die tijdig betrekken.

Personeelsoverdracht stap voor stap

De personeelsoverdracht is één onderdeel van het grotere eenmanszaak omzetten naar bv-traject. Het helpt om dit gestructureerd aan te pakken. Een praktisch stappenplan:

• Stap 1, Inventariseer je personeelssituatie: Hoeveel medewerkers heb je? Wat zijn hun contractvormen en arbeidsvoorwaarden?
• Stap 2, Kies de juiste omzettingsmethode: De keuze tussen geruisloze inbreng, ruisende inbreng of een activa-passivatransactie beïnvloedt ook hoe de personeelsoverdracht juridisch wordt vormgegeven.
• Stap 3, Stel de informatiebrieven op: Informeer je medewerkers schriftelijk over de aanstaande wijziging.
• Stap 4, Regel de loonadministratie: Zorg dat de nieuwe bv tijdig een loonheffingennummer aanvraagt bij de Belastingdienst.
• Stap 5, Controleer cao en pensioen: Sluit aan bij het juiste bedrijfstakpensioenfonds en check je cao-verplichtingen.
• Stap 6, Bewaar de documentatie: Leg alles schriftelijk vast en bewaar correspondentie zorgvuldig in je administratie.

Als een medewerker bezwaar maakt

Een werknemer kan in principe niet weigeren mee over te gaan naar de bv, maar hij of zij heeft wel het recht om de arbeidsovereenkomst zelf op te zeggen als de overgang voor hem of haar onaanvaardbaar is. In dat geval eindigt het dienstverband, maar draagt de werknemer zelf de verantwoordelijkheid daarvoor. Als werkgever ben je dan in principe niet aansprakelijk voor de beëindiging.

Toch is het verstandig om in gesprek te gaan met medewerkers die twijfels hebben. Een goede uitleg over wat er wél en niet verandert, neemt vaak veel onzekerheid weg.

Fiscale aandachtspunten rondom personeel en de bv

Naast de arbeidsrechtelijke kant zijn er ook fiscale aandachtspunten. Zo wordt jijzelf als directeur-grootaandeelhouder (dga) na de oprichting van de bv geen gewone werknemer meer, maar ben je verplicht om jezelf een gebruikelijk loon uit te betalen. Dat heeft gevolgen voor de loonheffing en de hoogte van je privé-inkomen.

Wil je hier meer over weten? Een belastingadviseur in Eindhoven helpt je om de fiscale gevolgen van de omzetting voor jou én je medewerkers goed in kaart te brengen.

Waarom Belastingadviseur Eindhoven

Een omzetting naar een bv raakt aan arbeidsrecht, fiscaliteit én administratie tegelijk. Bij Belastingadviseur Eindhoven begeleiden we ondernemers in de regio door dit hele traject, van de eerste stap tot de definitieve inschrijving van de bv. We zorgen dat je aan alle verplichtingen voldoet, inclusief de correcte overdracht van personeel, zodat jij je kunt focussen op ondernemen.

Heb je personeel in dienst en overweeg je de stap naar een bv? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.

We denken graag met je mee. Voor advies op maat voor jouw situatie gaan we graag met je in gesprek. Aan de inhoud van deze pagina kunnen geen rechten worden ontleend en er kunnen onjuistheden in voorkomen.

RoyBedrijfsadviseur · Belastingadviseur EindhovenRoy is bedrijfsadviseur bij Belastingadviseur Eindhoven. Hij helpt ondernemers in Eindhoven en omgeving met hun administratie, belastingaangiften en fiscale vraagstukken, van btw en jaarrekening tot het omzetten van een eenmanszaak naar een bv. Met een vaste maandprijs en persoonlijk contact zorgt hij dat je cijfers altijd kloppen en actueel zijn.Over ons·Lees onze Google-reviews